Was Rechnify kann.

Rechnungen erstellen

Professionelle Rechnungen mit automatischer Nummerierung nach deinem Format (z.B. RE-2026-0001).

Angebote

Angebote erstellen und mit einem Klick in Rechnungen umwandeln.

Mahnungen

Mahnungen mit Bezug auf die Originalrechnung – inklusive Fälligkeitsdatum.

Duplikate & Vorlagen

Dokumente duplizieren und als Vorlage für ähnliche Rechnungen nutzen.

Status-Tracking

Offene, bezahlte, überfällige und stornierte Dokumente auf einen Blick.

Per E-Mail versenden

Dokumente direkt aus Rechnify an den Kunden schicken – das PDF wird automatisch angehängt.

Professionelles Layout

Sauber strukturierte PDFs mit Logo, Firmendaten und Positionstabelle.

Logo & Unterschrift

Lade dein Firmenlogo und deine Unterschrift hoch – beides erscheint automatisch im PDF.

Individuelle Kopf-/Fußzeile

Eigener Text über und unter der Positionstabelle, z.B. Zahlungshinweise oder Danksagungen.

Zahlungsinformationen

IBAN, BIC und PayPal-E-Mail werden nur eingeblendet, wenn sie hinterlegt sind.

ZUGFeRD / Factur-X

Rechnungen als ZUGFeRD 2.x / Factur-X 1.0 (EN16931) herunterladen – PDF/A-3 mit eingebettetem CII-XML, kompatibel mit DATEV, Lexware und anderen Buchhaltungsprogrammen.

Hinweis zur Archivierung

Rechnify erstellt Dokumente – die Pflicht zur 10-jährigen Aufbewahrung (§ 147 AO / GoBD) liegt beim Nutzer. PDFs herunterladen und sicher aufbewahren.

Kundenstamm

Kunden mit allen relevanten Kontaktdaten anlegen und jederzeit bearbeiten.

Kundennummern

Automatisch generierte Kundennummern mit konfigurierbarem Präfix (z.B. KD-0001).

Schnellsuche

Kunden über Name, Firma oder Kundennummer schnell finden.

Vorlagen verwalten

Wiederkehrende Leistungen einmalig anlegen und in beliebig viele Dokumente einfügen.

Flexible Einheiten

Stunde, Tag, Stück, pauschal – frei konfigurierbar.

Steuersätze

Steuersatz pro Leistung hinterlegbar (0 % für Kleinunternehmer).

Firmendaten

Name, Adresse, Steuernummer, Umsatzsteuer-ID – alles zentral hinterlegt.

Nummernkreis

Präfix, Trennzeichen, Jahreszahl, Ziffernanzahl und Startnummer frei konfigurierbar.

Kleinunternehmer-Modus

Einfacher Toggle für § 19 UStG – kein MwSt.-Ausweis, automatischer Hinweistext.

Jahresreset

Nummernkreis wird optional am 1. Januar automatisch zurückgesetzt.

DSGVO-konform

Keine externen Tracker, keine Analytics, keine Weitergabe deiner Daten an Dritte.

Sicherer Login

Passwortgeschütztes Konto mit optionaler Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP). Keine externen Auth-Dienste.

Zwei-Faktor-Authentifizierung

Optionales TOTP-MFA – mit jeder gängigen Authenticator-App (Google Authenticator, Authy u.a.) einrichten.

Verschlüsselte Übertragung

Alle Daten werden ausschließlich verschlüsselt übertragen (HTTPS).

Serverstandort Deutschland

Deine Daten werden auf Servern in Deutschland gespeichert.